Voortgangsrapportages en jaarverslagen

1. Inleiding

Voor u ligt het jaarverslag van de toezichthouder Informatiebeheer en archief provincie Groningen van 2024. Het verslag is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Deze archief-KPI’s omvatten acht indicatoren die een beeld geven van de mate waarin de provincie aan de (archief)wettelijke eisen voldoet en daarmee indirect ook van de kwaliteit van de informatiehuishouding. Het verslag is grotendeels gebaseerd op ontvangen informatie vanuit team Informatiebeheer (IB).

In het vorige verslag lag de focus op het in kaart brengen van het niveau en de problemen bij het op orde hebben en houden van de informatiehuishouding. We hebben toen veel mensen gesproken om met name informatie op te halen maar vooral ook de rol van de provinciearchivaris te bespreken. De vorm van de rapportage werd aangepast en de conclusies waren voor sommigen bekend maar voor anderen mogelijk schokkend. Simpel gesteld was de conclusie dat de provincie op meerdere vlakken risico’s loopt vanwege een niet op orde zijnde informatiehuishouding.

Ook afgelopen jaar is er gewerkt om de informatiehuishouding te verbeteren en bestendigen. Er is door de organisatie breed ingezet op het beleid, daardoor is er op het gebied van de uitvoering niet veel veranderd. Het team Informatiebeheer heeft door veranderingen in de formatie zichzelf meer op de voorgrond geplaatst. Vorig jaar waarschuwden wij dat de provinciearchivaris (PA) slecht geïnformeerd wordt en niet om advies wordt gevraagd bij wijzigingen of aanschaf van nieuwe applicaties conform de eigen regelgeving, Besluit Informatiebeheer provincie Groningen 2015, artikel 18 lid 2 'Plannen voor ingebruikneming of wijziging van informatiesystemen als bedoeld in artikel 1 van de Archiefverordening provincie Groningen 2015, waaronder applicaties, worden door het hoofd van de beheereenheid om advies voorgelegd aan de provinciearchivaris'.
Daar waar IB op de hoogte is wordt de PA maandelijks bijgepraat en geïnformeerd, maar ondanks de inzet en vele gesprekken is er ook in 2024 niet om advies gevraagd. Er lijkt nog steeds weinig kennis te zijn binnen de organisatie op het gebied van wet- en regelgeving omtrent de Archiefwet en de lokale regelingen. Terwijl het belang van een goede informatiehuishouding nooit groter is geweest.
Naast dat de PA niet om advies is gevraagd wordt er onrechtmatig informatie vernietigd en verwijderd of juist niet vernietigd wat een wettelijke plicht is. Daarnaast worden systemen buiten de reguliere trajecten, het portfolioboard, aangeschaft, waardoor de PA niet geïnformeerd is en überhaupt geen kans krijgt advies uit te brengen.

Dankzij de actieve rol die de Chief Data Officer op zich heeft genomen door de PA te bevragen en zitting te nemen in het maandelijks overleg is de PA beter op de hoogte over het gebruik en beheer van data en datasets binnen de organisatie. De vraag of data onder de Archiefwet valt is duidelijk; archiefbescheiden zijn “bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten.”

Verantwoording

In artikel 8 van de Archiefverordening provincie Groningen 2015 wordt het jaarverslag van de provinciearchivaris als basis voor de verantwoording van Gedeputeerde Staten genoemd. Het verslag beoordeelt de kwaliteit van het beheer van de binnen de provinciale organisatie aanwezige archiefbescheiden en beschrijft de toestand van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte oudere archiefbescheiden conform:

1. Het toezicht op de informatiehuishouding bij de provincie, conform artikel 11 Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen;  
2. Het beheer van het archief dat door GS is overgedragen aan een archiefbewaarplaats, in ons geval de Groninger Archieven, conform artikel 6 Besluit Informatiebeheer provincie Groningen 2015.

2. Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Informatiehuishouding bij de provincie
 

De resultaten van de KPI’s en de verdiepende vragen maken zichtbaar of het informatiebeheer voldoet aan de wet- en regelgeving. De weergave vormt het beeld van de situatie op de inspectiedata:             

Rood = Voldoet niet;
Oranje = Voldoet gedeeltelijk;
Groen = voldoet.

2.1 Lokale regelingen (KPI 1)

De provincie heeft de volgende lokale regelingen:

• Besluit Informatiebeheer 2015
• Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen 2015

In 2024 zijn de lokale regelingen niet gewijzigd.

De provincie Groningen houdt zich niet (volledig) aan de eigen verordening, onder andere het informeren van de provinciearchivaris en vragen om advies bij wijziging of aanschaf van nieuwe applicaties. Het Besluit Informatiebeheer is van 2015 en moet herijkt worden, deze wordt momenteel bewerkt binnen de organisatie. Daarbij wordt rekening gehouden met de nieuwe nog te behandelen Archiefwet, het Informatie Beleidsplan en de Governance informatie- en databeheer die is opgesteld en vastgesteld in 2024. Het is niet gelukt het Besluit informatiebeheer in 2024 te wijzigen. Het streven van de organisatie is een aangepast Besluit in 2025 te laten vaststellen.
De implementatie van de nieuwe governance zal een groot verschil gaan maken in de komende jaren. Teamleiders en medewerkers zullen daardoor meer hun rol en verantwoordelijkheid moeten pakken.

Verbonden partijen
In eerdere verslagen is het belang om tot een goed beeld van verbonden partijen te komen en daarvoor adequate afspraken met betrekking tot archivering vast te leggen. In 2023 is geïnventariseerd of partijen afspraken hebben vastgelegd, waarbij geconstateerd moet worden dat hier nog een grote uitdaging ligt. In 2024 zijn gesprekken geweest met verschillende verbonden partijen waaronder SNN. Momenteel ligt de focus niet op herstel van bestaande regelingen maar op het juist inrichten van nieuw te vormen partijen waarbij direct de verantwoordelijkheden worden vastgesteld en een voorziening wordt getroffen voor het archiefbeheer. Echter moet er wel duidelijkheid komen in hoeverre de provincie verantwoordelijk is voor delen of de volledige informatiehuishouding binnen de bestaande partijen waar de provincie deel van uit maakt. Sommige partijen hebben hun eigen archief, met daarnaast informatie voortkomend uit gemandateerde of gedelegeerde taken. Grip krijgen op de informatiehuishouding van de verbonden partijen is van groot belang, niet alleen om aan wet- en regelgeving te voldoen maar ook in verband met mogelijke financiële risico's en imagoschade.

Strategisch Informatie Overleg (SIO)
De provincie heeft sinds 2024 een Strategisch Informatie Overleg (SIO) ter vervanging van het IPI dat een vergelijkbare rol vervulde. In het IPI waren de PA en een externe partij niet betrokken. Het hebben van een SIO is in sommige beslissingen (advies voornemen vervanging, migratie en vervreemding) een wettelijke plicht, bij deze onderwerpen zal de PA aansluiten. Ook maakt het SIO het mogelijk om hotspots vast te stellen. Bij een hotspot worden stukken die volgens vigerende selectielijsten te vernietigen zijn uitgezonderd. Een hotspotlijst geeft gebeurtenissen en kwesties in de samenleving weer die grote invloed hadden op de activiteiten van de organisatie. Met de hotspotlijst bepaal je of te vernietigen informatie naar aanleiding van een bijzondere gebeurtenis, een incident of maatschappelijk debat in aanmerking komt voor blijvende bewaring. De opgemaakte lijst met hotspots wordt al wel toegepast bij het uitzonderen van sommige te vernietigen bestanden.

2.2 Middelen en mensen (KPI 2)

Team Informatiebeheer (IB) heeft in 2024 een grote omslag gemaakt van een uitvoerend team naar een (digitaal) adviserend team. Een grote verandering in rol, taak en genomen verantwoordelijkheid, van archiefbeheer naar informatiebeheer. Afgelopen jaar heeft IB geadviseerd over de inrichting van het informatiebeheer en nieuwe kaders en richtlijnen vastgesteld. De focus ligt nu op het archiveren aan de voorkant (by design), nieuwe kwaliteitscontroles, toetsing en monitoring door IB. Een nieuwe werkwijze voor advisering aan de teams is uitgewerkt in de vorm van procesaudits. Deze procesaudits zijn getest door middel van een pilot. Nieuwe medewerkers krijgen sinds 2024 een verplichte training waardoor de verantwoordelijkheid en bewustwording voor het omgaan met informatie bij de maker en gebruiker komt te liggen. Bestaande medewerkers kunnen zich melden om mee te doen aan de training, hier wordt ook gebruik van gemaakt. Op basis van feedback op de training is de handreiking 'Goed opslaan is zo gedaan!' ontwikk eld, de ze zal op informele wijze gedeeld en verspreid worden door de hele organisatie.

Kritische noot blijft hierbij dat voor het slagen van IB de gehele organisatieontwikkeling ook van belang is, de mate van ‘vrijheid’ en eigen ‘invulling’ blijft groot bij de provincie.

2.3 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots (KPI 3)

Archiefruimte
Voorafgaand aan de wettelijke overbrenging na twintig jaar worden de fysieke archiefbescheiden in het provinciehuis bewaard. De daarvoor beschikbare archiefruimte is nog in gebruik en moet voldoen aan de wettelijke voorgeschreven waarden qua temperatuur en relatieve vochtigheid. Er vinden regelmatig temperatuur- en vochtigheidscontroles plaats in de archiefruimte. Hiervan ontvangen wij maandelijks de gegevens. In 2024 zijn de temperatuur en luchtvochtigheid binnen de grenswaarden gebleven. De provincie heeft een archiefbewaarplaats aangewezen voor de over te brengen papieren archieven. De archiefbewaarplaatslocaties voldoen aan de eisen.

Applicaties
De provincie beschikt met KIWI over een generieke applicatie waarin informatiebeheer plaatsvindt. De informatiebeheertaken kunnen hiermee niet naar behoren worden uitgevoerd Er is dan ook een principebesluit genomen om op termijn te stoppen met KIWI.
De nieuwe applicatie moet de neerslag van de werkprocessen kunnen ondersteunen en deze opslaan en archiveren. Het is van belang om bij het ontwerp en de inrichting rekening te houden met de archivistische principes en deze mee te nemen en te borgen. Daarnaast zal de PA tijdig geïnformeerd en betrokken moeten worden.
Het verbeteren van de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief in bestaande systemen is lastig. Er moet rekening worden gehouden met de gevolgen van eerder gemaakte keuzes in de inrichting van deze systemen en de kwaliteit van (meta)data in het reeds gevormde archief. De aanschaf van een nieuw documentmanagementsysteem (DMS) biedt de kans om met een schone lei te beginnen en aan de functionele en technische randvoorwaarden te voldoen die een informatie-organisatie nodig heeft. Bij het uitfaseren van KIWI is van belang dat de bestaande informatie gemigreerd kan worden naar het nieuwe systeem. Hierbij zal basisdossier 2.0 al deels helpen.

De provincie zou in 2024 aan de slag gaan om een totaaloverzicht van de, binnen de provincie Groningen aanwezige informatiesystemen en de specifieke informatie die deze bevatten, op te stellen. Dit is nog niet afgerond en zal in 2025 verder vorm moeten krijgen. Dit is van belang omdat je geen grip op je informatie kunt krijgen als je niet weet wat, en waar informatie zich bevindt.

E-depot
De provincie is voornemens aan te sluiten op het e-depot van Groninger Archieven. Bij de bewerking van het ProMIS-archief is al rekening gehouden met een toekomstige overbrenging. Metadata die daar wordt toegekend is gebaseerd op de MDTO (Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie)-standaard wat overbrenging naar het e-depot mogelijk moet maken.

E-mailarchivering
In 2023 is het advies voor de archivering van e-mail en berichtendiensten besproken. Het doel van het voorstel is e-mails en elektronische berichten van sleutelfunctionarissen veilig te stellen. Het voorstel is vooralsnog niet in behandeling genomen door GS. Aangezien het gebruik van mail, sms en diverse 'social media'-apps ondertussen een onlosmakelijke onderdeel is van het overleg- en besluitvormingsproces is het noodzakelijk om van zogenaamde sleutelfunctionarissen gegevens op te slaan, deze informatie te beheren en te bewaren. Dit is nodig om te kunnen voldoen aan de Wet open overheid (Woo) en de Archiefwet.

 
2.4 Interne kwaliteitszorg en toezicht (KPI 4)

Kwaliteitssysteem
Randvoorwaardelijke elementen voor duurzame toegankelijkheid zijn in ontwikkeling of vastgelegd, de status wordt bijgehouden in het kwaliteitssysteem. Deze elementen bestaan uit een informatiebeleid, informatiearchitectuur, bewaarstrategie en het vastleggen van standaarden en procedures. In 2023 is een start gemaakt met het gebruik van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) deze is in 2024 ingevoerd. Met de invoering voldoet de provincie aan de wettelijke vereiste. In het eerste kwartaal is een nulmeting uitgevoerd en in het vierde kwartaal een eerste officiële meting. IB heeft in 2024 als onderdeel van KIDO de werkwijze voor kwaliteitsmonitoring (in dossiers) in processen uitgewerkt en een pilot gedraaid. Bij acht processen in KIWI is een steekproef uitgevoerd. Er is geholpen bij gerichte advisering aan één van de pilotteams. De pilot is positief afgesloten en deze werkwijze zal in de organisatie breed worden uitgerold in 2025. Ook zijn vier verschillende applicaties, te noemen Basisdossier 1.0, Basisdossier 2.0, AFAS (personeelsadministratie) en TSF-connect (applicatie die gekoppeld is aan de website werkenbijprovinciegroningen, getoetst in hoeverre deze voldoen aan de functionele eisen voor goed informatiebeheer. Hieruit blijkt dat basisdossier 1.0 en 2.0 niet voldoen. Met basisdossier 2.0 worden de grootste hiaten opgelost maar KIWI blijft ontworpen en ingericht op het besluitvormingsproces. TSF-connect voldoet niet aan de functionele eisen. Met name het toekennen van vernietigingsgrondslagen en termijnen is niet mogelijk. Waardoor informatie mogelijk te lang bewaard wordt.

Let op dat het kwaliteitssysteem ook in de praktijk werkt, uitgevoerd wordt en eventuele verbeteringen aan het kwaliteitssysteem worden doorgevoerd. Uit de nulmeting is duidelijk naar voren gekomen dat een werkinstructie van het proces informatiebeheer, een geordend overzicht of classificatiesysteem, een geïmplementeerd en breed toegepast metadataschema en een autorisatietabel ontbreken. Allemaal elementen waaraan gewerkt moet worden en nodig zijn om juist beheer uit te kunnen voeren. En de informatie betrouwbaar, compleet en authentiek te houden.

Gekwalificeerd toezicht en vastlegging zijn belegd.

2.5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid (KPI 5)

De organisatie heeft een principebesluit genomen om op termijn afscheid te nemen van KIWI en over te stappen op een applicatie die functioneert als documentmanagementsysteem (DMS) of zaaksysteem voor de gehele organisatie. Het is belangrijk hierbij op te merken dat de huidige inrichting van KIWI alleen voor het proces van besluitvorming is ontworpen en ingericht (zowel basisdossier 1.0 als basisdossier 2.0) en voor een aantal projecten. De applicatie functioneert niet als DMS (documentmanagementsysteem) of zaaksysteem voor de gehele organisatie. Hier zal een grote stap gezet moeten worden door de organisatie. In aanloop naar een nieuwe applicatie is het doel om zo snel mogelijk over te stappen op basisdossier 2.0. In 2024 is VTH overgestapt van basisdossier 1.0 naar basisdossier 2.0. Een belangrijke stap gezien de zorgen die zijn uitgesproken in de afgelopen jaarrapportages. Echter is, zoals aangegeven, basisdossier 2.0 niet de oplossing. Uiteindelijk is KIWI niet geschikt waar het nu voor gebruikt wordt.

Uit het rapport van 2023; “Het grootste deel van de informatie binnen de organisatie is niet procesgericht vastgelegd, daardoor is veel informatie niet in beeld. Dit levert een groot risico op voor de toegankelijkheid, vindbaarheid, beschikbaarheid en de betrouwbaarheid van de informatie en heeft directe gevolgen voor de uitvoering van de Wet open overheid (Woo), de Omgevingswet, de Archiefwet en uitvoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)[..] In plaats van achteraf archiveren is dit een doorlopend proces geworden waarbij archivering aan de voorkant plaatsvindt of via een centraal systeem of via applicaties die aan de voorkant ingericht worden, het zogenaamde 'archiving by design'.”

Bij de aanschaf van nieuwe systemen moet, en wordt, hier beter naar gekeken. De eisen vanuit informatiebeheer zijn meegenomen bij de aanbestedingen van het nieuwe financiële systeem, het nieuwe VTH-systeem en het CRM-systeem. De PA is over de aanschaf van deze systemen geïnformeerd maar niet om advies gevraagd, zoals volgens de lokale regeling vereist.  Hierbij loopt de provincie het risico, systemen aan te schaffen die niet voldoende beschikken over de juiste functionaliteiten. Denk hierbij aan duurzaam bewaren, ordenen en tijdig vernietigen waardoor stukken onvindbaar worden. Uiteindelijk ondersteunt zo’n systeem de bedrijfsvoering onvoldoende en voldoet deze niet aan wet- en regelgeving.

Er is nog geen overzicht van informatiesystemen en de informatie die deze bevatten bekend. Dit moet wel conform de Archiefregeling artikel 18 “De zorgdrager […] beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden”. IB wil met behulp van een aan te schaffen systeem of oplossing in 2025 een overzicht creëren van welke informatie er op welke plekken verwerkt en beheerd wordt. De analyse voor de aanschaf van een nieuw systeem loopt momenteel. Binnen de provincie Groningen wordt al jaren gewerkt aan een processenportaal. De voortgang in het beschrijven van de processen verloopt traag en de beschrijvingen zijn hoog over en bieden medewerkers weinig houvast bij het kiezen van het juiste proces. De ordening moet aansluiten bij de werkwijze en het proces met als doel informatie vindbaar en gestructureerd beschikbaar te hebben. Uit de nulmeting in het kwaliteitssysteem is duidelijk geworden dat er geen overzicht of classificatieschema gebruikt wordt of aanwezig is. Een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van analoge en digitale archieven is behalve een wettelijke eis ook voorwaardelijk voor het kunnen uitoefenen van het beheer. Niet voor niets heeft IB behoefte aan een beschrijving per werkproces waarin tevens is opgenomen welke informatie, in het proces, wordt verwerkt en in welke applicatie deze wordt vastgelegd. Er is dus samengevat behoefte aan een processenoverzicht waaraan informatie over de informatiehuishouding (bewaartermijnen, gebruikte applicaties, soorten gevormde informatie e.d.) gekoppeld worden. De analyse naar een oplossing zal uitsluitsel moeten bieden in 2025.

2.6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding archiefbescheiden (KPI 6)

De provincie maakt gebruik van de geldende selectielijsten van de provinciale organen. De selectie en vernietiging van Basisdossier 1.0 verloopt moeizaam door de aard van KIWI (voorstellen in plaats van dossiers en niet zaak- of procesgericht waardoor ordening moeizaam is). Daarom het advies om in aanloop naar een nieuw systeem te starten met een brede uitrol van Basisdossier 2.0 zodat ordening, selectie en vernietiging beter gaat. De waardering en selectie van Basisdossier 2.0 verloopt goed. Er is verder veel onbeheerde informatie buiten KIWI waar er niet, te laat of onrechtmatig vernietigd wordt, zoals informatie uit TSF-connect. Hierin wordt nu onrechtmatig vernietigd, immers voor de vernietiging van bestanden moet toestemming van de PA verkregen worden, hetgeen nu niet het geval is. Al met al levert dit problemen op voor (tijdige) vernietiging van archiefbescheiden.

In 2024 is het ProMIS-archief bewerkt. De te bewaren stukken zijn in KIWI geplaatst. Van de te vernietigen stukken is een vernietigingsvoorstel aan de PA voorgelegd. Hieruit bleek dat de kennis over het gebruik van de selectielijsten gering is, daarnaast werd er gebruik gemaakt van niet bestaande nummers en stonden er dossiers gekoppeld aan een te bewaren grondslag op de lijst. Vernietiging is een belangrijk onderdeel om de informatiehuishouding betrouwbaar en deugdelijk te kunnen beheren. Daarnaast is vernietiging van groot belang en verplicht om aan de Archiefwet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) te voldoen. Er zijn nog veel niet gewaardeerde digitale bestanden aanwezig in allerlei systemen, waardoor daar persoonsgegevens onterecht verwerkt (kunnen) worden en gegevens en informatie te lang wordt bewaard. Risico’s van niet tijdig of onjuist vernietigen zijn naast financieel ook zeker een risico voor het imago.

Begin 2023 is een vernietigingslijst voor de nog papieren archiefbescheiden aangeboden, deze is afgekeurd maar niet opnieuw aangeboden. De overzichten met te vernietigen dossiers vanuit KIWI zijn begin 2025 aangeboden aan de PA. Deze moeten nog beoordeeld worden. Aangezien er niet volledig, tijdig, en onrechtmatig vernietigd wordt, is er niet voldaan aan de geldende wet- en regelgeving.

De al wel gehanteerde hotspots zijn ook in 2024 nog niet formeel vastgesteld. Het formele proces om hotspots vast te stellen is in het overleg met de toezichthouder besproken en zou in 2024 vorm krijgen, dit is niet gerealiseerd. Door de oprichting van een SIO zal dit alsnog gerealiseerd worden.

2.7 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats (KPI 7)

Er is geen sprake geweest van overbrenging naar een archiefbewaarplaats of e-depot.
Als PA adviseer ik dat het bewerkte ProMIS-archief vervroegd overgebracht wordt naar het e-depot van Groninger Archieven. In 2022 is ook het papieren archief vervroegd overgebracht en het digitale, zogenaamde hybride deel, achtergebleven. Een deel van het archief is digitaal en daarbij kan je beargumenteren dat dit deel als aanvulling later wordt overgebracht. Maar er zijn ook dossiers die zelf uit een digitale en analoge (papieren) component bestaan. Aangezien het digitale deel niet is overgebracht betekent dit dat er naast het niet volgen van archivistische beginprincipes (context, ordening, betrouwbaar, authentiek, compleet) een dossier onder twee wettelijke regimes valt. Deels onder de Woo en deels onder de Archiefwet. Als iemand het overgebrachte dossier op de studiezaal van de Groninger Archieven aanvraagt is onbekend of dit dossier compleet is of niet. Als er een Woo-verzoek wordt behandeld zou een Woo-medewerker moeten aangeven dat er ook een papieren overgebracht openbaar deel beschikbaar is. Tijdens de bewerking van het ProMIS-archief is er al rekening gehouden met het papieren deel en een relatie in de metadata vastgelegd. Deze dossiers zouden uit de rest gefilterd kunnen worden.

Er is geen overzicht aangeleverd met archieven die mogelijk voor overbrenging in aanmerking komen. Hierdoor is niet te bepalen of er aan de wettelijke overbrenging is voldaan.

3. Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) beheer overgebrachte archieven bij Groninger Archieven

3.1 Middelen en mensen (KPI 2)

Voor het beheer van de overgebrachte archieven is de hele organisatie van Groninger Archieven beschikbaar. Direct betrokken bij het beheer zijn de medewerkers van de afdeling Materiële zorg en Collectiebeheer. Direct betrokken bij de beschikbaarstelling zijn de medewerkers van de afdeling Publiek. De vraag met name op het gebied van digitale archivering, inrichten van systemen, en vragen en advies over opname eisen voor een e-depot zijn duidelijk groeiende. Om aan de vraag te voldoen zijn er vacatures opengesteld.

3.2 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots (KPI 3)

Archiefbewaarplaats
De depots van Groninger Archieven aan het Cascadeplein 4 te Groningen en de externe locatie in Hoogkerk voldoen aan alle in de Archiefbesluit en Archiefregeling genoemde eisen voor archiefbewaarplaatsen. De twee locaties worden op afstand continue gemonitord op temperatuur en luchtvochtigheid en bij calamiteiten worden daarvoor aangewezen medewerkers op de hoogte gesteld en wordt het probleem aangepakt en zo snel mogelijk opgelost. De archiefbewaarplaats voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Er zijn geen overschrijdingen geconstateerd of medegedeeld.

e-Depot
In 2021 is een eigen e-depot in gebruik genomen. Het e-depot is aangeschaft bij Preservica, deze leverancier is ISO 27001:2013 gecertificeerd. Groninger Archieven passen de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) toe voor de inrichting en het gebruik van de voorziening. Aan verdere certificering op basis van de CoreTrustSeal wordt gewerkt en zal meerdere jaren in beslag nemen.

Onderdeel gemeentelijk rampenplan
Veiligheidsregio Groningen is volgens wet verplicht de volgende beleidsplannen op te stellen: Regionaal Risicoprofiel, Regionaal Beleidsplan, Regionaal Crisisplan. Deze plannen zijn opgenomen in het Veiligheidsplan Veiligheidsregio Groningen 2024-2028 en inzichtelijk via de website van Veiligheidsregio Groningen. Aantasting van cultureel erfgoed is opgenomen en van belang geacht maar komt niet voor in de Nationale Veiligheid Strategie (NVS).

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming
Groninger Archieven hebben een veiligheidsplan voor de archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan. Onderdeel van het ontruimingsplan is het Collectiehulpverleningsplan dat in 2024 is geïmplementeerd.

3.3 Interne kwaliteitszorg en toezicht (KPI 4)

De Groninger Archieven is aangewezen als archiefbewaarplaats voor de te bewaren archieven van de provincie Groningen, zie Besluit Informatiebeheer provincie Groningen 2015 artikel 2.1. De Groninger Archieven werkt als archieforganisatie niet op basis van een kwaliteitszorgsysteem maar gebruikt een jaarplan, jaarverslag en de jaarlijkse accountantscontrole. Samen met collega-instellingen doet de Groninger Archieven mee aan de landelijke benchmarking Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven KVAN/BRAIN, voor het jaar 2023 en 2024 is besloten niet mee te doen in verband met de afwijkende dienstverlening door de verhuizing en verbouwing.

3.4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid (KPI 5)

Groninger Archieven publiceren alle inventarissen van de overgebrachte archieven op de eigen website, ook zijn deze gegevens terug te vinden op www.archieven.nl. Als collectiebeheersysteem wordt MAIS-Flexis gebruikt. Alle archieven van de provincie Groningen zijn voorzien van een toegang. Bij de materiële verzorging van de archieven zijn zuurvrije materialen gebruikt (omslagen en dozen) en weekmakers en ijzerwerk verwijderd.
Door preventieve conservering, de juiste passende zuurvrije verpakking en digitalisering van kwetsbare en veelgevraagde archieven zorgt de Groninger Archieven ervoor dat verval van de informatie zoveel mogelijk voorkomen wordt.

3.5 Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (KPI 8)

Beschikbaarheid originelen en dubbelen
De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn kosteloos te raadplegen. Fysieke stukken kunnen bezoekers op de studiezaal op de locatie Cascadeplein raadplegen, geopend van dinsdag tot en met vrijdag. Steeds meer archieven zijn via de website van Groninger Archieven als scan te raadplegen en kosteloos te downloaden. Bezoekers kunnen archiefbescheiden op verzoek laten digitaliseren mits de materiële staat, eventuele beperkingen op de openbaarheid en (auteurs) rechten van derden zich daar niet tegen verzetten. Vervolgens is het gescande stuk voor eenieder online te raadplegen. Het actuele tarievenoverzicht en informatie over de mogelijkheden voor het scannen van archieven zijn via de website van Groninger Archieven te raadplegen.

Vanwege de verbouwing (2023-2024) is er een tijdelijke studiezaal gerealiseerd met minder zitplaatsen. Aan het begin van het jaar is de tijdelijke studiezaal naar een opgeleverd bouwdeel verhuisd. In de zomer is de studiezaal een week dicht geweest in verband met de verhuizing naar de verbouwde studiezaal. Ondanks de verbouwing is het hierdoor gelukt om de studiezaal gedurende bijna het hele jaar open en de archieven beschikbaar te houden. Groninger Archieven heeft in 2024 4.216 geregistreerde bezoeken genoteerd, voor de bezoekers zijn 22.749 stukken aangevraagd.
Uit de provinciale collectie zijn 1.185 stukken aangevraagd op de studiezaal. Er zijn 75 aanvragen geweest voor de levering van vaak meerdere filmfragmenten of volledige films gebruikt in actualiteitenprogramma’s of documentaires voor lokale en nationale televisie, Franse, Amerikaanse en Nederlandse film- en documentairemakers en particulieren.

Beperking openbaarheid
De zorgdrager stelt de beperking op de openbaarheid vast; de provinciearchivaris geeft advies. Aan de provinciearchivaris is het correct uitvoeren van de beperkingen op de openbaarheid opgedragen. In het collectiebeheersysteem is geborgd dat stukken met een beperking op de openbaarheid niet zonder toestemming van de daartoe bevoegde instantie geraadpleegd kunnen worden. Groninger Archieven heeft een procedure voor het raadplegen van beperkt openbaar archief. Dit jaar zijn er geen aanvragen ingediend om niet openbare stukken uit de collectie van de provincie Groningen in te zien.

Afwijzing raadpleging of gebruik
De beheerder van de archiefbewaarplaats heeft geen regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid. De betreffende bepalingen in de Archiefwet 1995, art. 15 en 17 voldoen en maken nadere eigen regelgeving overbodig.
Indien een verzoek tot raadpleging of gebruik afgewezen wordt, motiveert de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van het verzoek tot raadpleging of gebruik.

Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling
De beheerder van de archiefbewaarplaats voldoet aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan. Aan de provincie zijn in 2024 134 dossiers uitgeleend. Voor de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen, waar deskundig beheer gewaarborgd is, heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden opgesteld. Uit de provinciale collectie zijn in 2024 twee objecten uitgeleend aan het Museum aan de A. Ook is er in het kader van de Week van de Data een stuk uitgeleend aan de provincie zelf.

Regulering fysiek bezoek en gebruik
Op de website van Groninger Archieven is informatie te vinden over de studiezaal aan het Cascadeplein. Het bezoekersreglement is voor raadpleging beschikbaar bij de receptie en terug te vinden op de website.

Regulering digitaal bezoek en gebruik
Via de website van Groninger Archieven zijn online archievenoverzichten die toegang geven tot de collectie(registraties). Ook scans van archiefbescheiden zijn online te raadplegen en te downloaden en bezoekers hebben de mogelijkheid om een verzoek tot scannen in te dienen.