Bedrijfsvoering overige aandachtspunten

I nterne beheersing en rechtmatigheid
De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium.

Tot en met boekjaar 2022 verstrekte de accountant zelfstandig een oordeel over de rechtmatige totstandkoming van de lasten, de baten en de balansmutaties (lees: over de rechtmatigheid). Dit houdt in dat deze transacties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met het door Provinciale Staten jaarlijks vastgestelde normenkader.

Met ingang van boekjaar 2023 dient een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen te worden in de jaarrekening. Op basis van de door Provinciale Staten vastgestelde verantwoordingsgrens verklaart Gedeputeerde Staten of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig of niet rechtmatig tot stand zijn gekomen. De zekerheid die het college verkrijgt om de verantwoording af te kunnen leggen over de rechtmatigheid, komt voort uit de interne controles die worden uitgevoerd. De basis hiervoor is vastgelegd in artikel 20 van de Financiële verordening provincie Groningen 2023.

Rechtmatigheidsverantwoording
Op 10 juli 2024 hebben Provinciale Staten de Financiële verordening provincie Groningen 2023, die van toepassing is op het verslagjaar 2023 en volgende jaren, vastgesteld. In deze verordening zijn de kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording vastgelegd. Op 18 december 2024 hebben Provinciale Staten het normenkader en controleprotocol voor de rechtmatigheidscontrole over het verantwoordingsjaar 2024 vastgesteld. In dit normenkader en controleprotocol zijn de verantwoordings- en rapportagegrens vastgelegd voor het verslagjaar 2024. De verantwoordingsgrens waarboven de rechtmatigheidsafwijkingen moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording van de jaarrekening bedraagt 1% van de lasten, exclusief dotaties aan reserves. De verantwoordingsgrens bedraagt daarmee € 5.612.000. De rapportagegrens, de grens waarboven afwijkingen moeten worden gerapporteerd in de paragraaf Bedrijfsvoering, bedraagt € 561.200.

Toelichting rechtmatigheidsverantwoording
Onderstaand lichten wij - voor de drie rechtmatigheidscriteria - de bevindingen nader toe.

Begrotingscriterium
Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat over het begrotingsjaar 2024 sprake is van in totaal
€ 4.427.000 aan overschrijdingen van lasten op programmaniveau. De overschrijdingen zijn te kenmerken als begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee acceptabel zijn, zoals geduid in artikel 10 van de Financiële verordening provincie Groningen 2023.  

De overschrijdingen hebben betrekking op:

• Programma 5. Economie ter grootte van € 426.000;
• Programma 7. Openbaar bestuur ter grootte van € 159.000;
• Programma 8. Algemene dekkingsmiddelen en bedrijfsvoering ter grootte van € 3.842.000.

Toelichting overschrijding programma 5
Binnen programma 5 is sprake van diverse afwijkingen ten opzichte van de (bijgestelde) begroting. De overschrijding van de lasten binnen dit programma wordt voornamelijk verklaard door de ontwikkelingen in 2024 met betrekking tot de afwikkeling Rodin. Als gevolg hiervan hebben wij de in 2023 gevormde voorziening Rodin opgehoogd met € 1,99 miljoen. De afwikkeling van de verkoopopbrengst van de boedel Rodin Broadband Groningen BV (RBG) heeft geleid tot een beperkt hogere opbrengst en een vervallen nabetaling. Daarnaast zit de juridische procedure met betrekking tot de borgtochten in de afrondende fase en gaan we nog in overleg met de andere financier over de te volgen procedure met betrekking tot de bestuurlijke aansprakelijkheid. In het kader van het voorzichtigheidsprincipe hebben wij voor het financiële effect van deze onderdelen de voorziening opgehoogd.

Toelichting overschrijding programma 7
Binnen programma 7 is sprake van diverse afwijkingen ten opzichte van de (bijgestelde) begroting. De overschrijding van de lasten binnen dit programma wordt voornamelijk verklaard door de mutatie op de voorziening Appa. De voorziening Appa betreft de pensioengelden opgebouwd door de oud-gedeputeerden en door de actieve GS-leden. Het gaat hier om het ouderdomspensioen en het nabestaandenpensioen. Er is in 2024 € 712.000 toegevoegd aan de voorziening op basis van de actuariële berekening per 31 december 2024. De begroting is gebaseerd op de prognose (in dit geval APG). Deze actuariële berekeningen zijn gemaakt met de bekende gegevens van september van het jaar daarvoor. Deze gegevens zijn in 2024 veranderd. De grootste rol bij de actuariële berekeningen speelt de rekenrente die afgeleid is van de bankrente. Door de gedaalde rente moet meer worden voorzien voor de contante waarde om de toekomstige pensioenverplichtingen veilig te stellen.

Toelichting overschrijding programma 8

Binnen programma 8 is sprake van diverse afwijkingen ten opzichte van de (bijgestelde) begroting. De overschrijding van de lasten binnen dit programma wordt voornamelijk veroorzaakt door de verwerking van de jaarrekening 2024 van IFG BV.

Uit de jaarrekening 2024 van Investeringsfonds Groningen BV (IFG) blijkt dat over 2024 een negatief resultaat is gerealiseerd van € 3,7 miljoen. Daarnaast blijkt dat in de vastgestelde jaarrekening 2023 een materiële fout is ontdekt. Dit heeft een impact van € 3,8 miljoen op het eigen vermogen en dit is retrospectief (aanpassing openingsbalans) verwerkt in de jaarrekening 2024 van IFG. Het gevolg is dat dit een negatief effect heeft op de marktwaarde van IFG en die komt daardoor lager uit dan onze boekwaarde. Dit betekent dat de gevormde voorziening IFG moet worden verhoogd met € 7,6 miljoen. Dit heeft een nadelig effect op het rekeningresultaat 2024. Via de bestemming van het rekeningresultaat 2024 wordt voorgesteld het effect van de ophoging van de voorziening te dekken uit de hiervoor gevormde risicobuffer binnen de Algemene reserve.

Reserves
Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat sprake is van € 477.000 aan ongeautoriseerde reservemutaties. Voor deze reservemutaties geldt dat de in 2024 benodigde middelen (en derhalve gerealiseerde onttrekkingen uit de reserves) lager zijn dan begroot en door Provinciale Staten geautoriseerd. Hiervan heeft € 370.000 betrekking op de gebiedsontwikkeling Oostpolder en € 107.000 op marketingkosten Blauwestad. Op basis van de Kadernota Rechtmatigheid 2024 dient voorgaande als een onrechtmatigheid aangemerkt te worden.

Voorwaardencriterium

Naleving van de Europese aanbestedingsregels
Tijdens de uitgevoerde controlewerkzaamheden hebben wij geconstateerd dat er in totaal zes opdrachten zijn verstrekt in afwijking van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. De omvang van de rechtmatigheidsfout volgend uit het ten onrechte niet Europees aanbesteden van deze opdrachten bedraagt in 2024 € 550.000. Dit betreffen:

• vóór 2024 geconstateerde afwijkingen van € 110.000 (doorloopfouten); en
• in 2024 geconstateerde afwijkingen van € 440.000. Dit betreft volledig in 2024 afgesloten contracten.

1. Dit betreft twee opdrachten. Voor één van deze opdrachten geldt dat in 2023 de geraamde opdrachtwaarde reeds volledig als onrechtmatig is aangemerkt. Deze opdracht loopt door in 2024. De bestedingen in 2024 blijven binnen de reeds als onrechtmatig aangemerkte geraamde opdrachtwaarde en leiden derhalve niet tot een nieuwe rechtmatigheidsfout. Voor de andere opdracht geldt dat, naast de reeds in 2023 als onrechtmatig aangemerkte opdrachtwaarde, als gevolg van de daadwerkelijke bestedingen in 2024 aanvullend een bedrag van € 25.000 als onrechtmatig dient te worden aangemerkt.

Jaarlijks blijken uit de verrichte controles enkele inkopen waarbij ten onrechte niet Europees is aanbesteed. De omvang van deze rechtmatigheidsfouten kent al enkele jaren een licht dalende trend (2023: € 907.000 / 2022: € 1.130.000).  Wij streven ernaar de omvang van de rechtmatigheidsfouten als gevolg van het ten onrechte niet Europees aanbesteden verder te beperken, onder meer door het consequent uitvoeren van een zogeheten inkooptoets op opdrachtverleningen > € 25.000.

M&O-criterium
Bij de uitgevoerde controles zijn er geen bevindingen geconstateerd met betrekking tot het misbruik & oneigenlijk gebruik (M&O) van provinciale regelingen. Bepalingen aangaande het voorkomen van misbruik & oneigenlijk gebruik zijn opgenomen in de verordeningen en daarmee voldoende geborgd.