Bedrijfsvoering overige aandachtspunten

Formatie en bezetting

Grafiek 2. Formatie en bezetting

Zoals uit bovenstaande grafiek blijkt was de formatie en bezetting in de jaren 2022 en 2023 in evenwicht. In de jaren daarvoor was de bezetting hoger dan de formatie. De hogere bezetting werd gefinancierd vanuit specifieke uitkeringen van het Rijk.

In 2024 zien we dat de formatie is toegenomen. De voornaamste reden hiervan is dat de systematiek voor het begroten van de formatie in 2024 is aangepast voor de jaren 2024 en 2025. Dit betekent dat voor de jaren 2024 en 2025 de bezetting tevens de toegestane formatie is geworden en dit dus ook op deze wijze is opgenomen in onze begroting. Dit hebben we gedaan om - conform goed koopmanschap - een realistische begroting te maken. We hebben de personeelskosten dus begroot op basis van de daadwerkelijke bezetting en daarbij opgeteld de nog in te vullen vacatures om alle taken uit te kunnen voeren. Door krapte op de arbeidsmarkt hebben in 2024 vacatures langer open gestaan dan verwacht. Hierdoor is de uiteindelijke bezetting ultimo 2024 lager dan de formatie.

Naast deze wijziging van de systematiek hebben wij ook andere professionaliseringsslagen in gang gezet om meer grip te krijgen op alles rondom de personeelskostenbegroting. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het volgende:  

• We hebben de afgelopen jaren extra energie gestoken in het beter en vooral volledig registreren van alle informatie rond personeel (formatie en bezetting) in ons centrale personeelsinformatiesysteem (AFAS).
• We hebben een duidelijke scheiding gemaakt tussen vaste en tijdelijke aanstellingen en de daarbij behorende financiering. Hierdoor zijn we beter dan voorheen in staat gericht te sturen en uiteindelijk toe te werken naar de systematiek waarin structurele lasten zoveel mogelijk structureel worden gedekt en incidentele lasten met incidentele middelen worden gefinancierd. De wijze waarop het Rijk omgaat met de financiering van de verschillende opgaven is veelal incidenteel en dit betekent voor ons als provincie dat wij hiermee rekening moeten houden.
• We hebben vol ingezet op het financieren van personele capaciteit uit specifieke uitkeringen van het Rijk. We financieren hier niet alleen de directe personele inzet (projectleider etc.) uit, maar ook de ondersteunende inzet zoals financiën en control en juridische inzet. Op deze wijze wordt onze inzet op alle disciplines door het Rijk gefinancierd.

Verder merken wij op dat onze medewerkers de goede aandacht behoeven en taken toebedeeld krijgen die goed passen bij hun kwaliteiten en persoonlijke ontwikkeling. Hiervoor hebben het instrument Strategische Personeelsplanning (SPP) geïntroduceerd. Kwaliteit van medewerkers, persoonlijke ontwikkeling en de organisatie van het werk staan hierbij centraal.

Aantal medewerkers (man/vrouw)
Eind 2024 werkten bij de provincie Groningen 1.014 medewerkers. Dit is een daling ten opzichte van het jaar 2023. Het aantal medewerkers is voor het eerst in jaren wat afgenomen.
Onderstaande grafiek laat het totale aantal medewerkers over de afgelopen jaren zien, onderverdeeld naar mannen en vrouwen.

Grafiek 3. Aantal medewerkers (man/vrouw)

Het aantal medewerkers is niet gelijk aan de bezetting in fte (zie grafiek onderdeel Formatie en bezetting). Dit komt door het feit dat één formatieplaats door meerdere personen ingevuld kan worden.

Gemiddelde leeftijd  
De gemiddelde leeftijd bedroeg eind 2024 47,0 jaar (gemiddelde leeftijd vrouwen was 46,0 jaar en gemiddelde leeftijd mannen was 48,0 jaar). Sinds 2020 schommelt de gemiddelde leeftijd licht. Over de gehele periode is een dalende trend te zien van de gemiddelde leeftijd.

Grafiek 4. Gemiddelde leeftijd

Ontwikkeling salarissen en sociale lasten

Tabel 16b. Salarissen en sociale lasten

 
De loonkosten zijn in 2024 lager uitgevallen dan begroot. De formatie is de basis voor de begrote loonkosten en de bezetting is de basis voor de gerealiseerde loonkosten (formatie en bezetting).
De realisatie van de kosten voor Gedeputeerde Staten is iets lager dan begroot. De oorzaak daarvan is dat er een aantal correcties is gedaan omdat er in het personeelsadministratiesysteem AFAS in de inrichting iets niet juist stond. Dit is met terugwerkende kracht aangepast.
De realisatie van de kosten voor Provinciale Staten is iets hoger dan begroot. De oorzaak daarvan is dat de vergoeding van Statenleden gedurende 2023 is verhoogd van € 1.329,38 naar € 1.894,59 per maand. Ten tijde van het opstellen van de begroting is het oude bedrag gebruikt.

Inhuur personeel

Tabel 16c. Kosten van inhuur

De totale inhuur personeel in 2024 bedroeg ca. € 18,1 miljoen. Dit is een stijging ten opzichte van vorig jaar van ca. € 3 miljoen. Dit is te verklaren doordat het verzuim licht is gestegen en de arbeidsmarkt nog steeds krap is waardoor het langer duurt voordat vacatures ingevuld worden of zelfs bepaalde specifieke kennis niet beschikbaar is op de reguliere arbeidsmarkt en wel via inhuur beschikbaar is. Daarnaast worden er over het algemeen hogere uurtarieven gevraagd, dit in verband met de inflatiecorrectie.
In 2024 is het inhuurpercentage uitgekomen op 17,1%. We zetten hierbij de inhuurkosten af tegen de loonkosten (€ 87,5 miljoen) plus de inhuurkosten, conform IPO-methodiek.
Omdat inhuur duurder is dan eigen personeel (twee derde van inhuur) is bepaald dat het percentage met twee derde vermenigvuldigd moet worden. Om de afgelopen jaren goed met elkaar te kunnen vergelijken wordt steeds dezelfde definitie toegepast in de bovenstaande tabel. Het inhuurpercentage is daarmee 11,4%. Het streven is alleen in te huren bij piek, ziek en chique. In 2024 is een piek te zien in de inhuur voor onder andere de langlopende projecten en programma’s die (deels) gefinancierd worden met rijksmiddelen, zoals bijvoorbeeld werkzaamheden voor Nij Begun en de Lelylijn. Daarnaast is in 2024 ook ingehuurd bij tijdelijke vervangingsvraagstukken in verband met verzuim en (natuurlijk) verloop in verband met pensioneringen en een aantrekkende arbeidsmarkt. Hierbij is gekeken naar de noodzakelijke vervanging die ervoor kon zorgen dat de afgesproken werkzaamheden wel doorgang konden vinden. Tenslotte is ingehuurd voor specifieke kennis die niet of onvoldoende binnen de provincie aanwezig is, zoals bijvoorbeeld op het gebied van staatssteun, ICT of infrastructurele projecten. Gelet op de aanscherping van het toezicht op de uitvoering van de Wet dba (deregulering beoordeling arbeidsrelaties) is gestart met het afbouwen van de inhuur van zzp-ers. In 2025 zal het effect van het omzetten van inhuur naar een dienstverband of het geleidelijk afbouwen van de inhuur zichtbaar worden. We streven er daarbij naar weer onder de 10% te komen zoals gangbaar was in voorgaande jaren.

Ziekteverzuim
Ondanks de vele interventies die zijn gedaan, zoals specifieke trainingen voor leidinggevenden en meerdere activiteiten gericht op het vergroten van de weerbaarheid en vitaliteit van medewerkers, was het ziekteverzuimpercentage was in 2024 onverminderd hoog en bedroeg gemiddeld ca. 6,4% (zie grafiek 5). Wel was er sprake van een lichte daling over het gehele jaar ten opzichte van 2023. De verwachte daling in het psychisch verzuim door betere omgang met hybride werken en het effect van de herinrichting lijkt niet te zijn uitgekomen, derhalve is en blijft het ziekteverzuim een belangrijk aandachtspunt voor het management. Voor het jaar 2025 is dit ook als speerpunt benoemd.

Grafiek 5. Ziekteverzuimpercentage

Uit de jaarrapportage van Zorg van de Zaak is naar voren gekomen dat het psychisch verzuim (46,9%) ongeveer gelijk is aan het percentage in de sector (47,8%). Het is in 67 van de 143 door de bedrijfsarts begeleid verzuim en is lang verzuim. Het psychisch verzuim is vaak een combinatie van werk- en privé- factoren en de menselijke aard. Een deel van het werkgerelateerd verzuim is ook psychisch verzuim. Daar heb je voor een deel als werkgever invloed op, aan de preventieve kant. Het verzuim door medische klachten (48,4%) is hoger dan de sector (35,1%). Het frequent verzuim (21,2%) is hoger dan de sector (16,2%). 212 (21,4%) medewerkers van de frequent verzuimende medewerkers hebben een grotere kans op (langdurig) ziekteverzuim in de toekomst. Hier kan je als werkgever op in spelen door in gesprek te gaan en bewustwording te creëren bij medewerkers over onbalans-problemen.

Verzuimbegeleiding
Het percentage deelherstel (5,4%) is lager dan de sector (7,9%). Het valt bedrijfsmaatschappelijk werker en bedrijfsarts op dat passend werk bij re-integratie lastig te vinden is en het duurt soms lang voordat er passende re-integratiewerkzaamheden gevonden zijn. Er zijn grote verschillen in kwaliteit van de begeleiding per leidinggevende omdat de een hier al bedrevener in is dan de ander. Leidinggevenden en medewerkers weten Zorg van de Zaak steeds beter te vinden.

Arbeidsomstandigheden
Door ziekte ontstaat er kwetsbaarheid in de teams. Werkdruk wordt ervaren als gevolg van volgeplande agenda’s, grote hoeveelheid taken, brede takenpakketten, werkrelaties. Maar ook onderbelasting en mismatch werknemer/functie komt voor. Sociale veiligheid is goed maar er is een enkele keer iets voorgekomen waar passende actie op ingezet is.