Een goede informatiehuishouding is een randvoorwaarde om informatie goed te kunnen vinden en te delen. Onze informatie moeten we direct goed opslaan en we moeten zorgen dat onze processen en systemen op orde zijn. In 2024 hebben we daarom een beleidskader voor het informatiebeheer gemaakt. Daarin staat - naast de wet- en regelgeving waaraan we moeten voldoen en kwaliteitseisen op het gebied van goed informatiebeheer - hoe we kunnen toegroeien naar meer actieve informatiedeling. Inclusief keuzes voor technologie en architectuur die belangrijk zijn voor informatiebeheer.
Voor procesbeheerders, leidinggevenden en medewerkers hebben we vastgelegd wie waar verantwoordelijk voor is als het gaat over informatiebeheer.
Duurzaam toegankelijke websites
We hebben eisen geformuleerd voor nieuwe websites, zodat deze duurzaam toegankelijk blijven en in de toekomst kunnen worden overgedragen naar een archiefbewaarplaats. Dit is gedaan op basis van de Handreiking Websitearchivering van het Nationaal Archief en in overleg met Groninger Archieven.
Kwaliteitszorgsysteem
We zijn gestart met een kwaliteitszorgsysteem om meer inzicht te krijgen in de kwaliteit van ons informatiebeheer. Hierdoor kunnen we beter sturen en ons informatiebeheer op gestructureerde wijze verbeteren. Overzichtelijke dashboards geven de actuele kwaliteit van het informatiebeheer weer waardoor onder andere tekortkomingen en risico's zichtbaar worden. De verschillende teams kunnen daar vervolgens actie(s) op ondernemen, geholpen door onze adviseurs informatiebeheer. Het systeem is gebaseerd op de handreiking Kwaliteitszorgsysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) van het Nationaal Archief.